ITSM in der Stadtverwaltung: Herausforderungen und Lösungswege am Beispiel von Bad Homburg v. d. Höhe

Erfahren Sie, wie die Stadt Bad Homburg ihre fragmentierte IT-Landschaft konsolidierte und moderne Serviceprozesse etablierte.

Die Digitalisierung stellt öffentliche Verwaltungen vor immense Herausforderungen. Veraltete IT-Strukturen, isolierte Fachbereiche ("Silos"), strenge Datenschutzvorgaben und oft knappe Budgets erschweren den Weg zu modernen, bürgernahen und effizienten Prozessen. Doch wie kann der digitale Wandel im komplexen Umfeld von Kommunen und Behörden gelingen? Ein Schlüssel liegt im professionellen IT Service Management (ITSM).

Die Stadt Bad Homburg v.d. Höhe liefert ein eindrucksvolles Praxisbeispiel, wie die strategische Kombination aus modernen Kollaborationstools wie Microsoft 365 und einer leistungsfähigen Service Management Software für Behörden nicht nur machbar ist, sondern echten Mehrwert schafft. Im Mittelpunkt dieses Erfolgs: Die ITSM-Suite ky2help^® von KYBERNA.

Die Herausforderung: Fragmentierung als Bremse der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Der Konzern Stadt Bad Homburg stand, wie viele Kommunen, vor der Aufgabe, eine historisch gewachsene, stark fragmentierte IT-Landschaft zu modernisieren. Mit rund 1.600 Mitarbeitenden in diversen Einheiten (Stadtwerke, Betriebshof, Kur- und Kongress-GmbH, Kernverwaltung, Feuerwehr) existierten zahlreiche Insellösungen und eigenständige IT-Strukturen. Das Fehlen zentraler Werkzeuge wie eines gemeinsamen Adressbuchs, Kalenders oder einer einheitlichen Kommunikationsplattform führte zu erheblichen Ineffizienzen, erschwerte die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und verursachte hohe Wartungskosten. Ein professionelles ITSM für Behörden war kaum umsetzbar. Eine umfassende IT-Konsolidierung wurde zur strategischen Notwendigkeit, um die Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen.

Der Lösungsansatz: Synergie aus M365 und zentralem ITSM

Um die Silos aufzubrechen und eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen, definierte die Stadt Bad Homburg eine klare Strategie: Die Einführung der Kollaborationsplattform Microsoft 365 sollte durch ein zentrales, leistungsfähiges IT-Service-Management-System gestützt werden. Ziel war es, eine Service Management Software für Behörden zu finden, die nicht nur technologisch überzeugt und sich gut in M365 integriert, sondern auch die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors versteht und abbilden kann.

Praxisbeispiel Stadt Bad Homburg: ky2help^® im Einsatz für effizientes ITSM in der Stadtverwaltung

Nach eingehender Prüfung fiel die Wahl auf ky2help^® von KYBERNA. Neben der funktionalen Abdeckung aller relevanten ITSM-Disziplinen überzeugte KYBERNA durch Expertise im Bereich ITSM für die Verwaltung und einen partnerschaftlichen Ansatz.

Die Implementierung von ky2help^® ermöglichte die Zentralisierung und Optimierung kritischer IT-Prozesse:

Erfolgsfaktoren für ITSM in Behörden: Mehr als nur Technologie

Der Erfolg eines ITSM-Projekts in der Stadtverwaltung hängt nicht allein von der Software ab. In Bad Homburg erwiesen sich folgende Faktoren als entscheidend:

• Der Faktor Mensch: Frühzeitige Einbindung, transparente Kommunikation und passende Schulungen waren essenziell für die Akzeptanz der neuen Prozesse und Werkzeuge.
• Klare Strukturen & Governance: Ein definierter Projektplan, klare Verantwortlichkeiten und die konsequente Beachtung von Datenschutzvorgaben (DSGVO) schufen einen verlässlichen Rahmen.
• Die richtige Partnerwahl: Die Selektion erfahrener Dienstleister mit Verständnis für Verwaltungsprozesse – sowohl Kooperation mit Partnern als auch deren Fähigkeit zur Zusammenarbeit untereinander – waren zentral für den Erfolg.

Ergebnisse: Greifbarer Mehrwert für die Stadtverwaltung Bad Homburg

Die Einführung von ky2help^® als zentrale Service Management Software führte zu messbaren Verbesserungen:

• Effizienzsteigerung: Schnellere, schlankere und transparentere Abläufe im gesamten ITSM der Verwaltung.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Überwindung von Silos durch gemeinsame Werkzeuge und Daten.
• Entlastung der IT: Deutliche Reduzierung des Aufwands für den IT-Support/Helpdesk durch Self-Service und Automatisierung.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Schnellere Hilfe und mehr Eigenverantwortung für die Anwender.
• Zukunftsfähigkeit: Eine moderne Plattform als Basis für weitere Digitalisierungsschritte im ITSM für Behörden.

Fazit: Erfolgreiches ITSM in der Verwaltung ist machbar

Das Praxisbeispiel der Stadt Bad Homburg zeigt eindrucksvoll: Auch im komplexen Umfeld von Behörden und Kommunen ist die erfolgreiche Einführung eines modernen IT Service Managements möglich. Ein strategischer Ansatz, die passende Technologie wie die Service Management Software ky2help^® und der Fokus auf Mensch und Prozess sind die Schlüssel zum Erfolg. Professionelles ITSM in der Verwaltung legt den Grundstein für effizientere Abläufe und bessere Services für Bürgerinnen und Bürger.

Ihr Weg zur modernen Verwaltung: Nächste Schritte

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